Distribution des vaccins Covid-19 en médecine de ville

Retrouvez ci-dessous les réponses à vos questions sur la distribution des vaccins Covid-19 AstraZeneca, Janssen et Moderna en ville.

Pour que les vaccins AstraZeneca, Janssen et Moderna puissent être mis à disposition des vaccinateurs par leur officine référente, chaque professionnel de santé volontaire doit se rattacher à l’officine de son choix.

Cette opération simple ne requiert que l’enregistrement du nom et du numéro RPPS du praticien, données saisies par l’officine dans le portail de télé-déclaration : declarations-pharmacie.ars.sante.fr. Les IDE n’ont pas besoin de procéder à un rattachement de ce type : ils sont invités à se rapprocher de l’officine de leur choix pour effectuer la demande de commande en leur nom.

Les professionnels de santé volontaires sont donc invités à se rapprocher de l’officine de leur choix dans les plus brefs délais.

Attention : les critères d’ouverture du portail de télé-déclaration et les modalités de commande (type de vaccin, quantités, type d’effecteur…) pour la médecine de ville sont susceptibles de varier d’une semaine à l’autre selon les volumes de vaccin disponibles. Ces critères sont précisés en amont de l’ouverture aux officines et aux professionnels de santé effecteurs concernés, par DGS-Urgent et sur le portail même.


Cliquez sur votre profil pour retrouver la foire aux questions correspondante :

Je suis un professionnel de santé

Professionnels éligibles à la commande des vaccins AstraZeneca, Janssen et Moderna via les officines

Quels sont les professionnels de santé autorisés à vacciner en cabinet libéral ou en officine ?

Les médecins, les infirmiers, les sages-femmes et les pharmaciens (d’officines, des pharmacies mutualistes et de secours minières) sont concernés par la vaccination en ville. Le décret n° 2021-325 du 26 mars 2021 précise les modalités de prescription et d’administration des vaccins contre la Covid-19 pour chaque catégorie de professionnel de santé.
Néanmoins, le détail des professionnels de santé pouvant commander des vaccins auprès de leur officine chaque semaine est donné par DGS-Urgent et décrit directement sur le portail de télé-déclaration dès la fin de la semaine précédant l’ouverture du portail.

Quels sont les médecins autorisés à s’appairer à une officine et à passer commande de vaccins AstraZeneca, Janssen et Moderna auprès d’elle ?

Tous les médecins, exceptés les médecins retraités et les médecins ayant une pratique uniquement hospitalière sont autorisés à s’appairer à une officine pour la prise de commande via le portail de télé-déclaration. Les internes en attente de soutenance de leur thèse peuvent commander. En cas de doute sur la possibilité d’effectuer des commandes, une vérification peut être effectuée par le pharmacien au moyen de la saisie du code RPPS du praticien.

Quelles sont les sages-femmes autorisées à s’appairer à une officine et à passer commande de vaccins AstraZeneca, Janssen et Moderna auprès d’elle ?

Toutes les sages-femmes libérales, exceptées les sages-femmes retraitées et les sages-femmes qui ont une pratique uniquement hospitalière sont autorisées à s’appairer à une officine pour la prise de commande via le portail de télé-déclaration, selon les modalités d’ouverture du portail de la semaine pour chaque type d’effecteur.

Comment savoir si je suis éligible à la commande de vaccin AstraZeneca, Janssen et Moderna par une officine une semaine donnée ?

Les critères d’ouverture du portail de télé-déclaration pour les commandes destinées à certains professionnels de santé effecteurs sont susceptibles de varier d’une semaine à l’autre selon les volumes de vaccin disponibles. Ces critères sont précisés en amont de l’ouverture aux officines et aux professionnels de santé effecteurs concernés, par DGS-Urgent et sur le portail même.

Publics cibles de la vaccination en médecine de ville

Quels publics cibles puis-je vacciner avec les vaccins AstraZeneca, Janssen et Moderna ?

Les médecins, les pharmaciens, les infirmiers et les sages-femmes sont invités à vacciner en priorité les publics cibles de la campagne vaccinale, à savoir :

- Pour les vaccins AstraZeneca et Janssen : toutes les personnes âgées de plus de 55 ans inclus, qu’elles souffrent ou non de comorbidité(s) et/ou d’une pathologie à très haut risque de forme grave de Covid-19.

- Pour le vaccin Moderna : toutes les personnes de 18 ans et plus.

La stratégie vaccinale et la liste détaillée des publics prioritaires est disponible sur notre site.

Conformément à l’avis rendu le 9 avril 2021 par la Haute autorité de santé, les personnes de moins de 55 ans ayant reçu une première dose du vaccin AstraZeneca sont invitées à recevoir une deuxième dose de vaccin Pfizer-BioNTech en centre de vaccination ou sur leur lieu de soin, ou une deuxième dose de vaccin Moderna en centre de vaccination, sur leur lieu de soin ou en médecine de ville. Ce point fait l’objet du DGS-Urgent n°43, qui récapitule les modalités d’administration des rappels des différents vaccins.

Rattachement à une officine et modalités de commande

Je suis médecin : comment passer commande auprès de mon officine de rattachement ?

Les médecins éligibles à la commande de vaccins doivent indiquer leur souhait de commander, selon les quantités disponibles, à leur officine de rattachement qui saisira la commande sur le portail de télé-déclaration lors des sessions de commande annoncées par DGS-Urgent et sur le portail même. Un médecin ne peut être rattaché qu’à une seule officine. La commande de flacons de vaccins AstraZeneca, Janssen ou Moderna doit être passée auprès de la même officine de rattachement.

Les médecins reçoivent un mail de confirmation de la commande passée pour eux par leur officine référente, généralement le vendredi de la semaine de saisie des commandes. Seule cette confirmation fait foi sur la quantité qui sera attribuée à l’officine pour les professionnels de santé et les dates prévisionnelles de livraison. Les rendez-vous de vaccination peuvent donc être planifiés à compter de la réception de cet email et positionnés à partir du lendemain de la date prévisionnelle de livraison des vaccins.

Je suis sage-femme : comment passer commande auprès de mon officine de rattachement ?

Les sages-femmes éligibles à la commande de flacons de vaccins doivent indiquer leur souhait de commander à leur officine de rattachement qui saisira la commande sur le portail de télé-déclaration lors des sessions de commande annoncées par DGS-Urgent et sur le portail même. Un professionnel de santé ne peut être rattaché qu’à une seule officine. La commande de flacons de vaccins AstraZeneca, Janssen ou Moderna doit être passée auprès de la même officine de rattachement.

Les sages-femmes reçoivent un mail de confirmation de la commande passée pour elles par leur officine référente, généralement le vendredi de la semaine de saisie des commandes. Seule cette confirmation fait foi sur la quantité qui sera attribuée à l’officine pour les professionnels de santé et les dates prévisionnelles de livraison. Les rendez-vous de vaccination peuvent donc être planifiés à compter de la réception de cet email et positionnés à partir du lendemain de la date prévisionnelle de livraison des vaccins.

Je suis IDE / je fais partie d’un cabinet d’infirmiers : comment commander des vaccins ?

La commande pour les infirmiers diplômés d’Etats se fait par l’officine de leur choix, sans nécessiter toutefois un rattachement nominatif sur le portail de télé-déclaration. Les IDE sont invités, pour chaque session de commande, à se rapprocher d’une officine de leur choix afin de signaler leur souhait de commander un ou plusieurs flacons, pour chacun des types de vaccins disponibles (AstraZeneca, Janssen et Moderna), en fonction des limites fixées à chaque session de commande (définies par un DGS-urgent).

Lorsqu’un cabinet d’infirmiers souhaite effectuer des commandes, il indique au pharmacien le nombre d’infirmiers total souhaitant vacciner afin que le pharmacien saisisse la commande pour chacun des IDE concernés. Si un infirmier travaille dans plusieurs cabinets, il ne peut effectuer qu’une seule commande par semaine.

Combien de flacons puis-je commander ?

Le nombre de flacons maximal pour chaque type de vaccin et par professionnel de santé pouvant être commandé par les officines peut varier chaque semaine, en fonction des approvisionnements en vaccin par les laboratoires pharmaceutiques et du nombre de flacons commandés la semaine précédente par les officines.

À chaque session de commande, les officines pourront commander une quantité de flacons par effecteur dans les limites fixées par le ministère des Solidarités et de la Santé.

Même si la commande sur le portail de télé-déclaration a été passée pour une quantité donnée, seul le mail de confirmation de commande envoyé aux officines, aux médecins et aux sages-femmes fait foi sur la quantité réelle qui sera livrée à l’officine et la date de livraison. Les professionnels de santé sont donc invités à attendre la réception de ce mail avant de planifier leurs rendez-vous de vaccination.

Que faire si le rattachement initial à une officine ne me convient plus (éloignement, remplacement, désaccord…) ?

Un changement d’officine de rattachement est très handicapant pour le travail de répartition et devra ainsi demeurer très exceptionnel. Cependant, il reste possible : le médecin doit demander à l’officine de supprimer le rattachement puis à la nouvelle officine de déclarer le nouveau rattachement.

Date de retrait des vaccins en officine et planification de mes rendez-vous de vaccination

Comment connaître la date précise d’arrivée des flacons en officine ?

Le pharmacien qui a saisi la commande reçoit un mail de confirmation indiquant notamment les volumes correspondant à la commande effectuée pour chaque catégorie de professionnels de santé effecteurs ainsi qu’une date plus précise de livraison. Le cas échéant, le pharmacien est chargé de prévenir les IDE pour lesquels il a commandé. Les médecins et les sages-femmes reçoivent aussi un mail de confirmation de la commande qui a été passée pour eux, par leur officine référente, avec des indications sur la planification des rendez-vous de vaccination. Les rendez-vous de vaccination peuvent être planifiés à compter de la réception de cet email et positionnés à partir du lendemain de la date prévisionnelle de livraison des vaccins.

En cas de question sur la distribution des vaccins aux professionnels de santé en ville, les pharmaciens peuvent contacter le service client via le formulaire « Contacter le support » du portail de télé-déclaration : des conseillers pourront répondre à leurs questions et les renseigner sur les livraisons prévues pour leur officine (dates et volumes exacts de livraison).

Que faire si je ne peux pas récupérer mes flacons auprès de mon officine de rattachement le jour même de la livraison en officine ?

Les officines de rattachement disposent de moyens de conservation adaptés qui permettront d’attendre le retour des professionnels de santé dans les meilleurs délais :
- le flacon non ouvert de vaccin AstraZeneca se conserve 6 mois au réfrigérateur entre 2°C et 8°C à l’abri de la lumière,
- le flacon non ouvert de vaccin Janssen se conserve 3 mois au réfrigérateur entre 2°C et 8°C à l’abri de la lumière,
- Le flacon non ouvert de vaccin Moderna se conserve 30 jours au réfrigérateur entre 2°C et 8°C à l’abri de la lumière.

Si le flacon n’a pas été récupéré après un délai d’une semaine, l’officine peut le proposer à d’autres professionnels de santé ou l’utiliser pour ses propres rendez-vous de vaccination.

Toutes les modalités de transport, conservation et injection des vaccins AstraZeneca, Janssen et Moderna sont précisées dans les fiches techniques disponibles sur notre site.

Je suis professionnel de santé autorisé à commander des doses, quand dois-je planifier mes rendez-vous de vaccination ?

Les professionnels de santé doivent attendre une confirmation de commande avant de planifier leurs rendez-vous de vaccination, compte tenu des volumes limités de vaccins. Seule cette confirmation fait foi sur la quantité de flacons qui sera attribuée à l’officine et aux professionnels de santé et la date exacte de livraison en officine.

L’officine de référence reçoit un mail de confirmation indiquant les volumes correspondant à la commande effectuée pour chaque catégorie de professionnels de santé effecteurs. Le cas échéant, le pharmacien est chargé de prévenir les IDE pour lesquels il a commandé. Les médecins et sages-femmes reçoivent aussi un mail de confirmation de la commande qui a été passée pour eux, par leur officine référente.

Dès réception de ce mail de confirmation, les professionnels de santé effecteurs peuvent positionner leurs rendez-vous de vaccination à partir du lendemain de la date de réception des vaccins en officine.

À noter : compte tenu des nouvelles modalités logistiques qui raccourcissent les délais de livraison du vaccin AstraZeneca, les commandes effectuées le lundi ou mardi seront livrées systématiquement entre le jeudi et le vendredi de la même semaine. Ainsi, aucune confirmation de livraison n’est envoyée pour ce vaccin.

Les adresses mail utilisées pour l’envoi des mails de confirmation sont celles enregistrées sur le portail de télé-déclaration pour les pharmaciens et celles enregistrées sur les sites de chacun des Ordres pour les médecins et sages-femmes. Attention : ces mails peuvent parfois arriver dans le dossier « spams ».

Afin de permettre la bonne réception de ce mail de confirmation, les professionnels de santé sont invités à mettre à jour leurs coordonnées auprès des sites internet de leurs Ordres respectifs.

Réception, transport et utilisation des vaccins par les professionnels de santé

Quelles sont les modalités de transport et de préparation des vaccins lors du retrait des flacons par les professionnels de santé ?

Les professionnels de santé effecteurs pourront retirer dans leurs officines de référence le nombre de flacon(s) qui leur sera destiné, selon la date de livraison indiquée dans le mail de confirmation de commande. Les professionnels de santé effecteurs doivent, en fonction du mode de transport qu’ils choisissent :
- Programmer au préalable l’organisation des vaccinations qu’ils vont effectuer : dès réception du mail de confirmation de commande, les rendez-vous peuvent être positionnés à partir du lendemain de la date prévisionnelle de livraison des vaccins en officine. Ils peuvent également établir une liste d’attente pour maximiser l’utilisation des doses restantes éventuelles.
- Veiller à respecter les précautions d’acheminement du produit depuis l’officine jusqu’au cabinet médical : le transport et la conservation du vaccin garantissant sa qualité et son efficacité sont sous la responsabilité de l’effecteur dès qu’il récupère le flacon à la pharmacie.

Les modalités spécifiques de transport et de stockage de chaque vaccin sont décrites par les supports suivants :
- Pour le vaccin AstraZeneca : dans le DGS-Urgent n° 21 du 22 février 2021
- Pour le vaccin Janssen : dans le DGS-Urgent n°45 du 23 avril 2021
- Pour le vaccin Moderna : dans le DGS-Urgent n°54 du 17 mai 2021, annexe 1 et annexe 2

Dans le cas où les vaccins seraient transportés par les professionnels de santé dans un conditionnement isotherme afin d’assurer le maintien de la chaîne du froid entre 2°C et 8°C, le professionnel de santé devra s’assurer que les flacons n’entrent pas en contact direct avec les plaques de réfrigération au risque d’être soumis à des températures inférieures à 0°C, ce qui provoquerait la congélation et donc l’inactivation du vaccin.

Le pharmacien de rattachement pourra mettre à la disposition des professionnels de santé un conteneur consigné (boîte ou pochettes isothermes munie de plaques de réfrigération) permettant un transport conforme à 2-8°C jusqu’au cabinet. Le conteneur devra être retourné au pharmacien dès le transport effectué.

La préparation et les modalités d’injection du vaccin sont décrites dans des fiches pour chacun des vaccins disponibles en médecine de ville :
- Fiche Préparation et modalités d’injection du vaccin Covid-19 Vaccine AstraZeneca
- Fiche Préparation et modalités d’injection du vaccin Covid-19 Vaccine Janssen
- Fiche Préparation et modalités d’injection du vaccin Covid-19 Vaccine Moderna

Quels matériels d’injection spécifiques me seront fournis ?

Le matériel d’injection (seringues et aiguilles) pour les vaccins AstraZeneca, Janssen et Modernaest le même.
Lors de la remise des flacons de vaccins, le pharmacien délivrera au professionnel de santé la quantité de matériel d’injection conforme au nombre d’injections à réaliser. Les aiguilles et seringues distribuées sont uniquement destinées à l’usage de la vaccination AstraZeneca, Janssen et Moderna.

Les réapprovisionnements en aiguilles et seringues seront effectués au fil de l’eau en fonction du volume des livraisons ultérieures de vaccins.

Informations concernant la 2de dose pour le vaccin AstraZeneca

Pour le vaccin AstraZeneca, dois-je garder une partie des flacons reçus pour les 2des doses ? Puis-je commander des flacons pour les 2des doses ?

Tous les flacons reçus doivent être utilisés pour des premières doses au plus vite dans le respect de la stratégie vaccinale ou pour des 2ndes doses à condition que le patient ait déjà reçu une 1ère dose, l’objectif étant de ne pas conserver de stocks de vaccins.

Depuis le lundi 3 mai, le portail de télé-déclaration permet également la commande de vaccin AstraZeneca pour l’administration des 2ndes doses. La commande de flacons pour les 2ndes doses sera progressivement élargie aux différentes catégories d’effecteurs.

Les flacons commandés pour des 2ndes doses doivent prioritairement être utilisés pour des rappels de vaccination, conformément au calendrier de vaccination que chaque professionnel de santé aura dressé avec les personnes vaccinées, dans le respect des recommandations sanitaires en vigueur. Pour rappel, un délai de 12 semaines doit être respecté entre la première et la deuxième injection de vaccin AstraZeneca, comme recommandé par la Haute autorité de Santé dans son avis du 1er mars 2021, pour les personnes de 55 ans et plus.

Quand positionner les rendez-vous de vaccination pour les 2ndes doses pour le vaccin AstraZeneca ? Recevrai-je suffisamment de flacons ?

Les professionnels de santé sont invités à prendre contact avec les personnes à qui ils ont administré une première dose de vaccin, lors des premières semaines de la campagne de vaccination en ville, afin qu’elles puissent poursuivre leur parcours vaccinal avec le même professionnel. Pour rappel, la seconde dose de vaccin AstraZeneca doit être réalisée entre 9 et 12 semaines après la première dose.

Les professionnels de santé sont invités à rappeler à leurs patients que les rendez-vous de vaccination pour les 2ndes doses sont essentiels afin de bénéficier d’une protection complète par le vaccin.

Conformément à l’avis rendu le 9 avril 2021 par la Haute autorité de Santé, les personnes de moins de 55 ans ayant reçu une première dose du vaccin AstraZeneca sont invitées à recevoir une deuxième dose de vaccin Pfizer-BioNTech en centre de vaccination ou sur leur lieu de soin, ou une deuxième dose de vaccin Moderna en centre de vaccination, sur leur lieu de soin, en pharmacie ou en cabinet (médical, infirmier ou sages-femmes). Ce point fait l’objet du DGS-Urgent n°43, qui récapitule les modalités d’administration des rappels des différents vaccins.

Informations concernant la 2de dose pour le vaccin Moderna

Pour le vaccin Moderna, dois-je garder une partie des flacons reçus pour les 2des doses ? Puis-je commander des flacons pour les 2des doses ?

Tous les flacons reçus doivent être utilisés pour des premières doses au plus vite dans le respect de la stratégie vaccinale, ou pour des 2ndes doses à condition que le patient ait déjà reçu une première dose, l’objectif étant de ne pas conserver de stocks de vaccins.

Les professionnels de santé sont invités, dès le rendez-vous de primo-injection, à positionner le rendez-vous pour la 2nde dose afin que les personnes cibles puissent poursuivre leur parcours vaccinal avec le même professionnel autant que possible.

Les approvisionnements en flacons de vaccin Moderna pour les mois de juillet et d’août permettront aux professionnels de santé de réaliser les secondes doses avec un espacement de six semaines entre les deux doses. Pour permettre à tous les professionnels de santé de la ville de vacciner très largement selon les volumes disponibles en Moderna, il est essentiel que chacun respecte ce délai et évite de constituer des stocks inutilisés. Pour les effecteurs disposant déjà de flacons Moderna, le délai entre les 2 doses peut être réduit pour la période estivale, à titre provisoire et exceptionnel, entre 21 et 49 jours.

Je suis une officine

Processus de saisie de commandes

Merci de vous référer à la rubrique « Je suis un Professionnel de santé » pour les questions relatives à la vaccination par les pharmaciens

Comment saisir les rattachements des médecins et des sages-femmes et commander les vaccins pour les professionnels de santé ?

Les rattachements des médecins et sages-femmes et commandes pour les professionnels de santé éligibles à la commande seront effectués à travers le portail de télé-déclaration des pharmacies, à l’adresse suivante : https://declarations-pharmacie.ars.sante.fr
Un médecin ou une sage-femme ne peut être rattaché qu’à une seule officine. La commande par un professionnel de santé de vaccins AstraZeneca, Janssen et Moderna doit être effectuée auprès d’une même officine de rattachement.

L’ouverture hebdomadaire du portail dépend des volumes d’approvisionnement en doses de vaccins. Des informations sur le cycle de commande suivant (type de vaccin, effecteurs autorisés à la commande, créneau d’ouverture du portail…) seront mises à jour chaque semaine sur le portail de télé-déclaration, quelques jours précédant l’ouverture du portail pour une nouvelle session de commande. À terme, les officines pourront commander des flacons de vaccin en chaque début de semaine sur le portail de télé-déclaration pour une livraison la semaine suivante à l’officine, entre le mardi et le jeudi.

L’identification dans l’outil s’effectue, comme à l’accoutumée, au moyen de la CPS du pharmacien. En cas de difficultés, la connexion peut être établie par une procédure alternative dans laquelle des informations spécifiques sur la pharmacie seront demandées pour permettre une identification unique.

Combien de flacons de vaccin est-il possible de commander pour la vaccination en tant que pharmacien ?

Le nombre de flacons de vaccins AstraZeneca, Janssen et/ou Moderna maximal par professionnel de santé pouvant être commandé par les officines peut varier chaque semaine, en fonction des approvisionnements en vaccins AstraZeneca et Janssen et du nombre de flacons commandés la semaine précédente par les officines.

A chaque session de commande, les officines auront la possibilité de commander un nombre de flacons de vaccins AstraZeneca et/ou Janssen, dans les limites fixées par le ministère des Solidarités et de la Santé.

Je n’ai pas pu commander sur le portail de télé-déclaration pendant la plage de saisie des commandes, comment faire ?

La saisie de commandes s’arrête impérativement le mardi ou mercredi soir à 23h, selon les informations communiquées par DGS-Urgent et via le portail, pour pouvoir traiter les commandes, les transmettre aux transporteurs et assurer la livraison la semaine suivante.

Aucune commande ne sera prise en compte en dehors des plages d’ouverture du portail de télé-déclaration. Les grossistes-répartiteurs ne sont pas autorisés à livrer des flacons supplémentaires aux officines.

Les pharmaciens concernés sont invités à informer les professionnels de santé concernés pour lesquels ils souhaitaient commander les doses.

Vous pouvez commander dès le lundi suivant sur le portail de télé-déclaration pour une livraison la semaine suivante, selon les instructions données par les DGS-Urgent et affichées sur le portail de commande.

Comment savoir si ma commande a bien été prise en compte ?

Le pharmacien qui a saisi la commande reçoit un e-mail de confirmation (généralement envoyé le vendredi suivant la commande) indiquant notamment les volumes correspondant à la commande effectuée pour chaque catégorie de professionnels de santé effecteurs et par type de vaccin (AstraZeneca, Janssen et Moderna) ainsi qu’une date plus précise de livraison. Le cas échéant, le pharmacien est chargé de prévenir les IDE pour lesquels il a commandé. Les médecins et les sages-femmes reçoivent aussi un mail de confirmation de la commande qui a été passée pour eux, par leur officine référente.

L’adresse email utilisée pour l’envoi de ces mails de confirmation est celle rentrée sur le portail de télé-déclaration par le pharmacien. Les professionnels de santé sont invités à contrôler que ces mails ne sont pas arrivés par erreur, dans le dossier « Spam » de leur boîte mail

Problème de rattachement

Le professionnel de santé que je souhaite rattacher à mon officine est déjà rattaché à une autre officine

Vous ne pourrez pas rattacher un professionnel de santé à votre officine tant qu’il est rattaché à une autre officine sur le portail.

Les pharmaciens concernés sont chargés d’en informer le professionnel de santé en question, afin qu’il contacte l’officine à laquelle il est apparié et lui demande de retirer le rattachement sur le portail. Il pourra ensuite procéder à l’appariement avec une autre officine.

Chaque semaine, vous avez la possibilité de modifier les appariements officine-professionnels de santé. Un médecin ou une sage-femme ne peut être rattaché qu’à une seule officine. Les commandes de vaccins AstraZeneca, Janssen et Moderna doivent être passées auprès d’une même officine unique de rattachement.

Le professionnel de santé que je souhaite rattacher à mon officine est introuvable/absent de la recherche sur le portail de télé-déclaration.

Si une officine ne parvient pas à trouver un professionnel de santé (médecin ou sage-femme) sur le portail, le professionnel en question se trouve donc dans l’une des situations suivantes :
- il n’est pas dans la cible des professionnels de santé pouvant vacciner ;
- il a été récemment ajouté à l’annuaire RPPS national de l’Agence du Numérique en Santé.

Le portail étant mis à jour chaque semaine, l’officine doit réessayer d’opérer le rattachement lors des sessions de commande ultérieures. Sa commande ne pourra pas être saisie dans le cadre de la session de commande en cours.

L’officine doit en informer le professionnel de santé concerné.
Seules les commandes passées via le portail de télé-déclaration seront prises en compte, aucune commande par mail ne sera considérée.

Un professionnel de santé rattaché à mon officine souhaite annuler sa commande après la fermeture de la saisie des commandes sur le portail de télé-déclaration, que faire ?

Les commandes sont figées à la fermeture du portail de télé-déclaration le mardi ou le mercredi soir à 23h de chaque semaine de commande, selon les informations communiquées par DGS-Urgent et via le portail. Les commandes validées ne peuvent plus être annulées, et seront livrées à l’officine comme indiqué dans le mail de confirmation de commande.

Lors de la livraison, l’officine doit accepter et garder le colis, et permettre au transporteur de poursuivre sa tournée.
- L’officine propose tout d’abord les flacons aux professionnels de santé pour lesquels elle est pharmacie référente. Elle peut les leur garder pour un usage à venir, dans les meilleurs délais.
- L’officine peut également utiliser les flacons pour ses propres rendez-vous de vaccination si elle est pharmacie vaccinatrice, ou les fournir à une pharmacie vaccinatrice voisine.
- Si l’officine ne trouve aucun repreneur, elle contacte son Agence Régionale de Santé qui proposera une solution pour utiliser ces flacons.

Calendrier des commandes et livraisons

Quand ont lieu les prochaines commandes et livraison de flacons de vaccin AstraZeneca, Janssen et Moderna aux officines ?

Les conditions d’ouverture du portail de télé-déclaration pour les commandes sont précisées par le biais d’un DGS-urgent. Des informations sur le cycle de commande suivant seront mises à jour chaque semaine sur le portail de télé-déclaration, au cours de la journée du vendredi précédant l’ouverture du portail pour une nouvelle session de commande.

L’ouverture hebdomadaire du portail dépend des volumes d’approvisionnement en flacons de vaccins. Les commandes de flacons de vaccin AstraZeneca effectuées le lundi ou mardi sont livrées entre le jeudi et le vendredi de la même semaine.

Comment connaître la date précise de livraison des flacons en officine ?

Les livraisons aux officines des commandes passées en semaine S1 ont habituellement lieu entre le mardi et le jeudi de la semaine suivante (semaine S2). La date exacte est indiquée dans le mail de confirmation de commande envoyé aux officines, aux médecins et aux sages-femmes en semaine S1.

Réceptionner une livraison de vaccins

Sous quel conditionnement vais-je recevoir les vaccins en officine ? Quelle est la procédure à suivre lors de la réception des vaccins ?

Toutes les informations sur le conditionnement et la procédure de réception à suivre pour chacun des vaccins sont précisés :
- Pour le vaccin AstraZeneca : dans le DGS-Urgent n° 21 du 22 février 2021
- Pour le vaccin Janssen : dans le DGS-Urgent n°45 du 23 avril 2021
- Pour le vaccin Moderna : dans le DGS-Urgent n°54 du 17 mai 2021, annexe 1 et annexe 2

Comment les pharmaciens d’officines doivent tracer la délivrance des flacons de vaccins aux professionnels de santé ?

Les pharmaciens d’officine assurent la délivrance aux professionnels de santé des doses prévues, et rappellent les conditions de transport et de conservation, mentionnées dans le RCP. La traçabilité de cette délivrance par le pharmacien d’officine s’effectue par le pharmacien, pour les vaccins AstraZeneca, Janssen et Moderna via le site : vaccination-covid.ameli.fr (Guide d’utilisation disponible ici).

Que faire si je reçois davantage de produits que prévu dans la commande ?

Le transporteur du grossiste vérifie que les quantités livrées correspondent bien aux quantités de l’ordre de transport/ du bon de livraison :
- Si ce n’est pas le cas, le grossiste récupère les flacons en surplus.
- Si les quantités correspondent à l’ordre de transport : l’officine doit tout de même accepter et garder le colis et permettre au transporteur de poursuivre sa tournée.

Dans ce cas, l’officine doit suivre les étapes suivantes :
- Elle propose tout d’abord les flacons aux professionnels de santé pour lesquels elle est pharmacie référente. Elle peut les leur garder pour un usage à venir, dans les meilleurs délais.
- L’officine peut également utiliser les flacons pour ses propres rendez-vous de vaccination si elle est pharmacie vaccinatrice, ou les fournir à une pharmacie vaccinatrice voisine.
- Si l’officine ne trouve aucun repreneur, elle contacte son Agence Régionale de Santé qui proposera une solution pour utiliser ces flacons.

Que faire si je reçois moins de produits que prévu dans la commande ?

Le transporteur du grossiste vérifie que les quantités livrées correspondent bien aux quantités de l’ordre de transport/ du bon de livraison :

- Si ce n’est pas le cas, le grossiste doit planifier la livraison des flacons manquants dès que possible.
- Si les quantités correspondent à l’ordre de transport : cela signifie que la commande des flacons manquants n’a pas été finalisée et validée sur le portail. Dans ce cas :

  • L’officine informe les professionnels de santé concernés par cette commande, qui doivent réorganiser leurs RDV de vaccination en conséquence.
  • L’officine s’assure de commander les flacons manquants la semaine suivante sur le portail de télé-déclaration.

Aucune commande urgente ne sera prise en compte en dehors des plages d’ouverture du portail de télé-déclaration. Les grossistes-répartiteurs ne sont pas autorisé à livrer des flacons supplémentaires aux officines.

Il n’y a pas de notices papier fournies avec les flacons de vaccins livrés, est-ce normal ?

À la suite des recommandations de l’Agence nationale de sécurité du médicament et des produits de santé, les notices et notes d’information papier ne sont plus distribuées aux pharmacies d’officines pour aucun vaccin Covid-19 depuis le 19 avril 2021. Les pharmaciens, professionnels de santé effecteurs et patients peuvent accéder aux notices dématérialisées en français pour chacun des vaccins, disponibles dans la rubrique « Autres ressources disponibles » plus bas dans cette Foire aux Questions.

Obtenir le matériel d’injection

Comment bénéficier de matériel d’injection ?

Le matériel d’injection pour les vaccins AstraZeneca, Janssen et Moderna est le même, et sera fourni dans un même colis sans distinction particulière.

Le matériel d’injection livré est uniquement destiné à l’usage de la vaccination AstraZeneca, Janssen et Moderna en médecine de ville. Les livraisons de ce matériel parviennent aux officines en même temps que les livraisons en flacons de vaccin.

Le réapprovisionnement des officines en matériel d’injection est calculé en prenant en compte les envois précédents de matériel d’injection et de flacons de vaccins, de façon à assurer à chaque officine un stock de sécurité de 100 unités de matériel d’injection en plus de son besoin réel. Le nombre d’unités de matériel d’injection pris en compte pour le calcul est de 12 unités de matériel d’injection par flacon AstraZeneca et de Moderna remis et de 6 unités de matériel d’injection par flacon Janssen remis. Cette sécurité permet de pouvoir répondre aux aléas éventuels.

Lors de la remise des flacons de vaccin au professionnel de santé effecteur, le pharmacien doit délivrer les volumes de matériel d’injection correspondant au nombre d’injections à réaliser selon l’usage du professionnel de santé (et non la boite entière).

Autres ressources disponibles

Les officines, professionnels de santé effecteurs et patients peuvent désormais accéder aux notices dématérialisées en français pour chaque vaccin via les liens directs suivants, ou en scannant les QR Code à l’aide d’un smartphone ou d’une tablette :

Type de vaccin Lien vers la notice en français Accès par QR Code
AstraZeneca Notice Vaxzevria
Janssen Notice Covid-19 Vaccine Janssen
Moderna Notice Covid-19 Vaccine Moderna

Pour toute question relative à l’organisation de la vaccination et des commandes de vaccin, les officines et médecins sont invités à consulter les Portfolios de fiches techniques pour les professionnels de santé, disponibles sur le site du ministère des Solidarités et de la Santé.

Pour toute question sur le calendrier des commandes, les officines sont invitées à consulter les dernières communications officielles via les DGS-Urgents.

Pour toute demande d’information médicale et scientifique, déclaration de pharmacovigilance ou réclamation sur la qualité des vaccins, il est possible de contacter les laboratoires :
- Pour le vaccin AstraZeneca :
À l’adresse email : communication.internet@astrazeneca.com et/ou au 0 800 08 92 44 (numéro vert, 7j/7, 24h/24).
- Pour le vaccin Janssen :
À l’adresse email : JGCC_emea@its.jnj.com et/ou au 00800 565 4008 8 (numéro gratuit) ou au +33 1 85 16 93 27 (Numéro France).
- Pour le vaccin Moderna :
Au 08 05 54 30 16 (numéro France) disponible de 8h00-20h00, du lundi au vendredi.

Vous pouvez déclarer tout effet indésirable suspecté via le système national de déclaration sur le Portail de signalement : www.signalement-sante.gouv.fr ou contacter votre Centre Régional de Pharmacovigilance.