Distribution des vaccins Covid-19 en médecine de ville

Retrouvez ci-dessous les réponses à vos questions sur la distribution des vaccins Covid-19 Moderna et Pfizer-BioNTech en ville.

Pour que les vaccins Moderna, Pfizer-BioNTech et Novavax puissent être mis à disposition des vaccinateurs par leur officine référente, chaque professionnel de santé volontaire doit se rattacher à l’officine de son choix.

Cette opération simple ne requiert que l’enregistrement du nom et du numéro RPPS du praticien, données saisies par l’officine dans l’outil de commande. Les IDE n’ont pas besoin de procéder à un rattachement de ce type : ils sont invités à se rapprocher de l’officine de leur choix pour effectuer la demande de commande en leur nom.

Les professionnels de santé volontaires sont donc invités à se rapprocher de l’officine de leur choix dans les plus brefs délais.

Depuis le 14 mars 2022, la commande des vaccins pour la médecine de ville via le portail de commandes est étendue au vaccin Novavax.

Attention : les critères d’ouverture de l’outil et les modalités de commande (type de vaccin, quantités, type d’effecteur…) pour la médecine de ville sont susceptibles de varier d’une semaine à l’autre selon les volumes de vaccin disponibles. Ces critères sont précisés en amont de l’ouverture aux officines et aux professionnels de santé effecteurs concernés, par DGS-Urgent et sur l’outil de commande même.

Information importante changement de page de saisie de commande :

Depuis le 7 mars 2022, la commande de vaccins pour la médecine de ville s’effectue par l’outil de commandes Santé publique France mis à disposition des officines de ville. Cette nouvelle interface permet de passer commande selon les mêmes modalités que celles de l’ancien portail de commande.
Ce changement de page pour la saisie des commandes des officines a deux objectifs principaux :

  • Permettre aux officines d’avoir un meilleur suivi de leurs commandes, notamment une vision de l’historique des commandes par effecteur (ce que ne permet pas le portail actuel) ;
  • Faciliter le traitement des commandes des officines par Santé publique France, en lien avec le suivi et la gestion des stocks d’État de produits de santé gérés par l’établissement. Ainsi, d’autres produits de santé du stock d’État pourront être intégrés via ce service à l’avenir, selon les besoins, et permettant une gestion logistique de bout en bout par Santé publique France, de la commande jusqu’à la livraison.

Pour accéder à la page de commandes, l’authentification des professionnels de ville doit s’effectuer sur ProSantéConnect (carte CPS et e-CPS). Le mode de connexion alternatif proposé sur l’ancien portail de télédéclaration des pharmacies n’est pas disponible sur le service de commandes de vaccins opéré par Santé publique France. Les officines qui utilisaient ce mode de connexion sont invitées à utiliser la carte CPS ou e-CPS du (ou de l’un des) pharmacien titulaire de l’officine pour s’authentifier via ProSanteConnect. Pour toute question relative au mode de connexion, vous pouvez consulter les guides d’utilisation mis à votre disposition dans la rubrique d’aide disponible ici.

Pour rappel :

  • Les officines peuvent commander pour elles-mêmes et les professionnels de santé/établissements qui leur sont rattachés ;
  • Pour que les vaccins puissent être mis à disposition des vaccinateurs par leur officine référente, chaque professionnel de santé volontaire doit se rattacher à l’officine de son choix ;
  • Ce changement est sans incidence sur les autres démarches disponibles sur le portail de télédéclaration des pharmacies.

Cliquez sur votre profil pour retrouver la foire aux questions correspondante :

Je suis un professionnel de santé

Quels sont les professionnels de santé autorisés à vacciner en cabinet libéral ou en officine ?

Les médecins, les infirmiers, les chirurgiens-dentistes, les laboratoires de biologie médicale, les sages-femmes et les pharmaciens (d’officines, des pharmacies mutualistes et de secours minières) sont concernés par la vaccination en ville. Le décret n° 2021-325 du 26 mars 2021 précise les modalités de prescription et d’administration des vaccins contre le Covid-19 pour chaque catégorie de professionnel de santé.
Néanmoins, le détail des professionnels de santé pouvant commander des vaccins auprès de leur officine chaque semaine est donné par DGS-Urgent et décrit directement sur l’outil de commande dès la fin de la semaine précédant l’ouverture du portail.

Le portail est ouvert depuis le 27 septembre 2021 pour la commande des chirurgiens-dentistes et des LBM.

Quels sont les médecins autorisés à s’appairer à une officine et à passer commande de vaccins Moderna et Pfizer-BioNTech auprès d’elle ?

Tous les médecins, exceptés les médecins retraités et les médecins ayant une pratique uniquement hospitalière sont autorisés à s’appairer à une officine pour la prise de commande via l’outil de commande. Les internes en attente de soutenance de leur thèse peuvent commander. En cas de doute sur la possibilité d’effectuer des commandes, une vérification peut être effectuée par le pharmacien au moyen de la saisie du code RPPS du praticien.

Quelles sont les sages-femmes autorisées à s’appairer à une officine et à passer commande de vaccins Moderna et Pfizer-BioNTech auprès d’elle ?

Toutes les sages-femmes libérales, exceptées les sages-femmes retraitées et les sages-femmes qui ont une pratique uniquement hospitalière sont autorisées à se rattacher à une officine pour la prise de commande via l’outil de commande, selon les modalités d’ouverture du portail de la semaine pour chaque type d’effecteur.

Quels sont les chirurgiens-dentistes autorisés à passer commande de vaccins contre le Covid-19 auprès d’une officine ?

Tous les chirurgiens-dentistes exerçant en tant que libéral ou salarié d’un cabinet ou centre de santé, exceptés les chirurgiens-dentistes retraités, les étudiants, et les chirurgiens-dentistes ayant une pratique uniquement hospitalière, sont autorisés à se rattacher à une officine pour la prise de commande via l’outil de commande, selon les modalités d’ouverture de la session de la semaine pour chaque type d’effecteur. En cas de doute sur la possibilité d’effectuer des commandes, une vérification peut être effectuée par le pharmacien au moyen de la saisie du code RPPS du praticien.

Comment savoir si je suis éligible à la commande de vaccin Moderna et Pfizer-BioNTech par une officine une semaine donnée ?

Les critères d’ouverture de l’outil pour les commandes destinées à certains professionnels de santé effecteurs sont susceptibles de varier d’une semaine à l’autre selon les volumes de vaccin disponibles. Ces critères sont précisés en amont de l’ouverture aux officines et aux professionnels de santé effecteurs concernés, par DGS-Urgent et sur l’outil même.

Quels publics cibles puis-je vacciner avec les vaccins Moderna et Pfizer-BioNTech ?

Les médecins, les pharmaciens, les chirurgiens-dentistes, les laboratoires de biologie médicale, les infirmiers et les sages-femmes sont invités à vacciner les publics cibles de la campagne vaccinale, à savoir :

  • Pour le vaccin Pfizer-BioNTech : toutes les personnes de 12 ans et plus, que ce soit pour un schéma de primo-vaccination ou un rappel ;
  • Pour le vaccin Moderna : toutes les personnes de 30 ans et plus, en prenant en compte le fait qu’il faut une demi-dose pour toute injection de rappel ;
  • Pour le vaccin Novavax : toutes les personnes de 18 ans et plus, et seulement dans le cadre d’un schéma de primo-vaccination.

Par ailleurs, la campagne de rappel vaccinal s’effectue uniquement avec le vaccin Pfizer-BioNTech ou le vaccin Moderna en demi-dose quels que soient les vaccins utilisés pour le premier schéma vaccinal.

La liste détaillée des publics et toutes les modalités de vaccination sont disponibles sur notre site

Je suis médecin, sage-femme ou chirurgien-dentiste : comment passer commande auprès de mon officine de rattachement ?

Les médecins, sages-femmes et chirurgiens-dentistes éligibles à la commande de vaccins doivent indiquer leur souhait de commander, selon les quantités disponibles, à leur officine de rattachement qui saisira la commande sur l’outil de commande lors des sessions de commande annoncées par DGS-Urgent et sur l’outil même. Un médecin ne peut être rattaché qu’à une seule officine. La commande de flacons de vaccins Moderna et Pfizer-BioNTech doit être passée auprès de la même officine de rattachement.

Les médecins reçoivent un mail de confirmation de la commande passée pour eux par leur officine référente, généralement le vendredi de la semaine de saisie des commandes. Seule cette confirmation fait foi sur la quantité qui sera attribuée à l’officine pour les professionnels de santé et les dates prévisionnelles de livraison. Les rendez-vous de vaccination peuvent donc être planifiés à compter de la réception de cet email et positionnés à partir du lendemain de la date prévisionnelle de livraison des vaccins.

Je suis IDE / je fais partie d’un cabinet d’infirmiers : comment commander des vaccins ?

La commande pour les infirmiers diplômés d’État se fait par l’officine de leur choix, sans nécessiter toutefois un rattachement nominatif sur l’outil de commande. Les IDE sont invités, pour chaque session de commande, à se rapprocher d’une officine de leur choix afin de signaler leur souhait de commander un ou plusieurs flacons, pour chacun des types de vaccins disponibles (Moderna et Pfizer-BioNTech), en fonction des limites fixées à chaque session de commande (définies par un DGS-urgent).

Lorsqu’un cabinet d’infirmiers souhaite effectuer des commandes, il indique au pharmacien le nombre d’infirmiers total souhaitant vacciner afin que le pharmacien saisisse la commande pour chacun des IDE concernés. Si un infirmier travaille dans plusieurs cabinets, il ne peut effectuer qu’une seule commande par semaine.

Je suis responsable d’un établissement de santé autorisé à passer commande ou d’un laboratoire de biologie médicale : comment passer commande auprès de mon officine de rattachement ?

Les responsables d’établissements de santé autorisés par DGS-Urgent, ou les laboratoires de biologie médicale peuvent passer commande auprès de l’officine de pharmacie de leur choix, qui saisira la commande sur l’outil de commande lors des sessions annoncées par le même DGS-Urgent et sur l’outil même.

Afin que l’officine puisse saisir votre commande, vous devez lui communiquer votre numéro de FINESS géographique ainsi que le nombre de flacons que vous souhaitez commander. Attention, le FINESS géographique diffère du FINESS juridique : veillez à communiquer la bonne information à votre officine référente.
Lors de la première commande, l’officine auprès de laquelle vous vous serez rapproché saisira le FINESS géographique de votre établissement pour créer le rattachement. Au cours des prochaines sessions de commande, votre établissement lui sera rattaché par défaut.

Je suis responsable d’un service de santé universitaire : comment saisir et modifier les rattachements des services de santé universitaire ?

Les services de santé universitaire sont invités à passer commande auprès d’une officine de pharmacie de leur choix, qui les enregistrera dans l’outil de commande utilisé pour les commandes des professionnels de ville. Ils devront se munir du numéro UAI de leur université et l’indiquer à leur pharmacien d’officine pour pouvoir réaliser la première commande. Une fois cette première commande réalisée, l’établissement sera apparié avec son officine de manière définitive, c’est-à-dire pour toute la durée de la campagne de rappel.

À noter, le numéro UAI peut être vérifié à ce lien.

Il est possible pour le service de santé universitaire de changer d’officine de référence d’une semaine sur l’autre. Toutefois, chaque établissement ne peut être rattaché qu’à une seule officine par semaine de commande. Pour changer d’officine de référence, il convient au service de santé universitaire de demander à l’officine ayant réalisé la commande précédente qu’elle supprime l’établissement de sa liste sur l’outil de commande. Cette opération ne peut être effectuée que pendant les plages d’ouverture du portail.

Attention, la suppression du rattachement précédent doit être faite avant la demande de rattachement à la nouvelle officine : sinon l’outil de commande bloquera la manipulation.

Combien de flacons puis-je commander ?

Le nombre de flacons maximal pour chaque type de vaccin et par professionnel de santé pouvant être commandé par les officines peut varier chaque semaine, en fonction des approvisionnements en vaccin par les laboratoires pharmaceutiques et du nombre de flacons commandés la semaine précédente par les officines.

À chaque session de commande, les officines pourront commander une quantité de flacons par effecteur dans les limites fixées par le ministère chargé de la Santé. Ces modalités sont précisées dans le DGS-Urgent relatif à l’ouverture du portail de commande, qui paraît en fin de semaine.

Même si la commande sur l’outil de commande a été passée pour une quantité donnée, seul le mail de confirmation de commande envoyé aux officines, aux médecins et aux sages-femmes fait foi sur la quantité réelle qui sera livrée à l’officine et la date de livraison. Les professionnels de santé sont donc invités à attendre la réception de ce mail avant de planifier leurs rendez-vous de vaccination.

Que faire si le rattachement initial à une officine ne me convient plus (éloignement, remplacement, désaccord…) ?

Un changement d’officine de rattachement est très handicapant pour le travail de répartition et devra ainsi demeurer très exceptionnel. Cependant, il reste possible : le médecin doit demander à l’officine de supprimer le rattachement puis à la nouvelle officine de déclarer le nouveau rattachement.

Comment connaître la date précise d’arrivée des flacons en officine ?

Le pharmacien qui a saisi la commande reçoit un mail de confirmation indiquant notamment les volumes correspondant à la commande effectuée pour chaque catégorie de professionnels de santé et établissements autorisés, ainsi qu’une date plus précise de livraison. Le cas échéant, le pharmacien est chargé de prévenir les IDE pour lesquels il a commandé. Les médecins, sages-femmes et chirurgiens-dentistes reçoivent aussi un mail de confirmation de la commande qui a été passée pour eux, par leur officine référente, avec des indications sur la planification des rendez-vous de vaccination. Les rendez-vous de vaccination peuvent être planifiés à compter de la réception de cet email et positionnés à partir du lendemain de la date prévisionnelle de livraison des vaccins.

En cas de question sur la distribution des vaccins aux professionnels de santé en ville, les pharmaciens peuvent contacter le service client via le formulaire « Contacter le support » sur la page d’accueil de l’outil de commande : des conseillers pourront répondre à leurs questions voire les recontacter par téléphone et les renseigner sur les livraisons prévues pour leur officine (dates et volumes exacts de livraison).

Que faire si je ne peux pas récupérer mes flacons auprès de mon officine de rattachement le jour même de la livraison en officine ?

Toutes les modalités de transport, conservation et injection des vaccins Moderna, Pfizer-BioNTech et Novavax sont précisées dans les fiches techniques disponibles sur le site du ministère chargé de la Santé.

Quel que soit le vaccin, il est recommandé de bien consulter les étiquettes de péremption sur le flacon, à réception des vaccins et avant toute injection.
En particulier, étant donné que les doses de vaccins Pfizer-BioNTech et Moderna sont décongelées chez les grossistes-répartiteurs, les officines sont invitées à la plus grande vigilance sur les dates de péremption des flacons qui sont livrés, car ces dernières peuvent être très courtes.

Les flacons périmés doivent être évacués suivant la filière d’élimination CYCLAMED, quel que soit le vaccin. Vous trouverez les modalités du circuit d’élimination des déchets issus de la vaccination Covid-19 en ville dans l’annexe 1 du DGS-Urgent n°2021_98.

Si un flacon de vaccin n’a pas été récupéré après un délai d’une semaine, l’officine peut le proposer à d’autres professionnels de santé en respectant scrupuleusement toutes les modalités de conservation et de transport de ce vaccin, ou l’utiliser pour ses propres rendez-vous de vaccination. Les pharmaciens concernés sont invités à contacter les professionnels ou établissements de santé concernés avant de redistribuer les doses qui leur étaient initialement attribuées.

Je suis professionnel de santé autorisé à commander des doses, quand dois-je planifier mes rendez-vous de vaccination ?

Les professionnels de santé doivent attendre une confirmation de commande avant de planifier leurs rendez-vous de vaccination, compte tenu des volumes limités de vaccins. Seule cette confirmation fait foi sur la quantité de flacons qui sera attribuée à l’officine et aux professionnels de santé et la date exacte de livraison en officine.

L’officine de référence reçoit un mail de confirmation indiquant les volumes correspondant à la commande effectuée pour chaque catégorie de professionnels de santé effecteurs. Le cas échéant, le pharmacien est chargé de prévenir les IDE pour lesquels il a commandé. Les médecins, sages-femmes et chirurgiens-dentistes reçoivent aussi un mail de confirmation de la commande qui a été passée pour eux, par leur officine référente.

Dès réception de ce mail de confirmation, les professionnels de santé effecteurs peuvent positionner leurs rendez-vous de vaccination à partir du lendemain de la date de réception des vaccins en officine.

Les adresses mail utilisées pour l’envoi des mails de confirmation sont celles enregistrées sur l’outil de commande pour les pharmaciens et celles enregistrées sur les sites de chacun des Ordres pour les médecins et sages-femmes. Attention : ces mails peuvent parfois arriver dans le dossier « spams ».

Afin de permettre la bonne réception de ce mail de confirmation, les professionnels de santé sont invités à mettre à jour leurs coordonnées auprès des sites internet de leurs Ordres respectifs.

Quelles sont les modalités de transport et de préparation des vaccins lors du retrait des flacons par les professionnels de santé ?

Les professionnels de santé effecteurs pourront retirer dans leurs officines de référence le nombre de flacon(s) qui leur sera destiné, selon la date de livraison indiquée dans le mail de confirmation de commande. Les professionnels de santé effecteurs doivent, en fonction du mode de transport qu’ils choisissent :
- Programmer au préalable l’organisation des vaccinations qu’ils vont effectuer : dès réception du mail de confirmation de commande, les rendez-vous peuvent être positionnés à partir du lendemain de la date prévisionnelle de livraison des vaccins en officine. Ils peuvent également établir une liste d’attente pour maximiser l’utilisation des doses restantes éventuelles.
- Veiller à respecter les précautions d’acheminement du produit depuis l’officine jusqu’au cabinet médical : le transport et la conservation du vaccin garantissant sa qualité et son efficacité sont sous la responsabilité de l’effecteur dès qu’il récupère le flacon à la pharmacie.

Les modalités spécifiques de transport et de stockage de chaque vaccin sont décrites par les supports suivants :
- Pour le vaccin Moderna : dans le DGS-Urgent n°54 du 17 mai 2021, annexe 1 et annexe 2
- Pour le vaccin Pfizer-BioNTech : dans le DGS-Urgent n°98 du 17 septembre 2021

Dans le cas où les vaccins seraient transportés par les professionnels de santé dans un conditionnement isotherme afin d’assurer le maintien de la chaîne du froid entre 2°C et 8°C, le professionnel de santé devra s’assurer que les flacons n’entrent pas en contact direct avec les plaques de réfrigération au risque d’être soumis à des températures inférieures à 0°C, ce qui provoquerait la congélation et donc l’inactivation du vaccin.

Le pharmacien de rattachement pourra mettre à la disposition des professionnels de santé un conteneur consigné (boîte ou pochettes isothermes munie de plaques de réfrigération) permettant un transport conforme à 2-8°C jusqu’au cabinet. Le conteneur devra être retourné au pharmacien dès le transport effectué.

La préparation et les modalités d’injection du vaccin sont décrites dans des fiches pour chacun des vaccins disponibles en médecine de ville :
- Fiche Préparation et modalités d’injection du vaccin Covid-19 Vaccine Moderna
- Fiche Préparation et modalités d’injection du vaccin Covid-19 Vaccine Pfizer-BioNTech

Moderna - Quels matériels d’injection spécifiques me seront fournis ?

Le matériel d’injection (seringues et aiguilles) est le même pour les vaccins AstraZeneca, Janssen et Moderna.
Lors de la remise des flacons de vaccins, le pharmacien délivrera au professionnel de santé la quantité de matériel d’injection conforme au nombre d’injections à réaliser. Les aiguilles et seringues distribuées sont uniquement destinées à l’usage de la vaccination AstraZeneca, Janssen et Moderna.

Ces dispositifs médicaux sont conditionnés par boîte de 100 unités ou 400 unités :

  • Primo-injection :
    • Seringues 3P 1ml LS avec aiguilles 25G et 25mm (aiguille sertie) 1D00137 (AQUILA)
  • Rappel :
    • Seringue 3P 1ml Sertie 23G 25mm 1D00150 (VPEX INI)
    • Seringue SOL-M 1ml TB Syringe W/Sertie Needle 23G 25mm 1D00111 (SOL-M)
    • Seringue sertie 1ML 25G 25MM 1D00158 (PROLASER)

Les réapprovisionnements seront effectués au fil de l’eau en fonction du volume des livraisons ultérieures de vaccins.

Pfizer-BioNTech - Quels matériels d’injection spécifiques me seront fournis ?

Le matériel d’injection livré avec les livraisons de vaccin Pfizer-BioNTech est uniquement destiné à la vaccination avec le vaccin Pfizer-BioNTech.

Ces dispositifs médicaux sont conditionnés par boîte :

  • Matériel de reconstitution (dilution) :
    • Seringues BD 3ml : boites de 200 unités
    • Aiguilles DOVILAB 21G 40mm : boites de 100 unités
    • Chlorure de sodium 0,9 % B. BRAUN, solution injectable en ampoule : boites de 20 unités.
    • Note : La dilution est de 1,8ml de NaCl par flacon
  • Matériel d’administration (préparation de doses individuelles) :
    • Seringues SHIFENG 1ml serties avec aiguilles 25G 25mm : boites de 100 unités

Les dispositifs médicaux nécessaires pour chaque flacon sont les suivants :

  • 7 seringues 1ml serties avec aiguilles 25G 25mm pour l’administration (SHIFENG)
  • 1 seringue 3ml pour la reconstitution (BD)
  • 1 aiguille 21G 40mm pour la reconstitution (DOVILAB)
  • 1 ampoule de Chlorure de sodium 0,9 % pour la reconstitution (BBRAUN)

Lors de la remise des flacons de vaccins, le pharmacien délivrera au professionnel de santé le nombre de matériel d’injection conforme au nombre d’injections à réaliser. Les réapprovisionnements en aiguilles et seringues seront effectués au fil de l’eau en fonction du volume des livraisons ultérieures de vaccins. En plus des quantités associées à chaque flacon, un set complet supplémentaire peut être distribué par établissement (correspondant aux quantités associées à un flacon).

Pour le vaccin Pfizer-BioNTech dans sa forme pédiatrique :

  • Matériel d’administration :
    • Seringue TB Slip Tip 1ml 25G 16mm 1D00140 (SOL-M)
  • Matériel de reconstitution :
    • Idem que Pfizer-BioNTech (forme 12 ans et plus)

Novavax - Quels matériels d’injection spécifiques me seront fournis ?

Le matériel d’injection (kit d’administration) livré avec les livraisons de vaccin Novavax peut également être utilisé avec le vaccin Pfizer-BioNTech.

  • Matériel d’administration (préparation de doses individuelles) :
    • Seringues SHIFENG 1ml serties avec aiguilles 25G 25mm : boites de 100 unités

Je suis une officine

Merci de vous référer à la rubrique « Je suis un Professionnel de santé » pour les questions relatives à la vaccination par les pharmaciens

Comment me connecter à l’outil de commande ?

Depuis la page dédiée aux commandes de vaccins, vous pouvez vous authentifier avant de passer commande à l’aide de votre carte CPS ou via e-CPS.
Un « Guide de connexion CPS et e-CPS » est mis à votre disposition dans la rubrique « Besoin d’aide ? » de la page de commande du site internet de Santé publique France.

Pour utiliser l’application e-CPS vous pouvez commencer par télécharger l’application e-CPS sur votre smartphone (disponible sur Google Play ou l’App Store). Il faudra ensuite suivre la procédure d’activation ou aller directement sur le nouvel outil de commande en sélectionnant « Je me connecte par carte CPS ou e-CPS » puis « Application e-CPS ».

Pour plus d’informations :

Comment saisir les rattachements des médecins, des chirurgiens-dentistes et des sages-femmes et commander les vaccins pour les professionnels de santé ?

Les rattachements des médecins, des chirurgiens-dentistes et des sages-femmes, et commandes pour les professionnels de santé éligibles à la commande seront effectués via l’outil de commande
Il est possible pour ces professionnels de santé de changer d’officine de référence à tout moment, tout en sachant qu’ils ne peuvent être rattachés qu’à une seule officine à la fois. La commande par un professionnel de santé de vaccins Moderna et Pfizer-BioNTech doit être effectuée auprès d’une même officine de rattachement.

L’ouverture hebdomadaire du portail dépend des volumes d’approvisionnement en doses de vaccins. Des informations sur le cycle de commande suivant (type de vaccin, effecteurs autorisés à la commande, créneau d’ouverture du portail…) seront mises à jour chaque semaine sur l’outil de commande, quelques jours précédant l’ouverture du portail pour une nouvelle session de commande.

L’identification dans l’outil s’effectue, comme à l’accoutumée, au moyen de la CPS du pharmacien. En cas de difficultés, la connexion peut être établie par une procédure alternative dans laquelle des informations spécifiques sur la pharmacie seront demandées pour permettre une identification unique.

Comment saisir et modifier les rattachements des laboratoires de biologie médicale ?

Les établissements de santé ainsi que les laboratoires de biologie médicale sont invités à passer commande auprès d’une officine de pharmacie de leur choix, qui les enregistrera dans l’outil de commande utilisé pour les commandes des professionnels de ville. Ils devront se munir de leur numéro de FINESS géographique et l’indiquer à leur pharmacien d’officine pour pouvoir réaliser la première commande. Une fois cette première commande réalisée, l’établissement sera apparié avec son officine de manière définitive, c’est-à-dire pour toute la durée de la campagne de rappel.

À noter, le FINESS géographique diffère du FINESS juridique : veillez à ce que la bonne information vous soit communiquée par l’établissement. En cas de doute, il est possible de vérifier la nature du FINESS communiqué à l’adresse suivante : finess.sante.gouv.fr.

Il est possible pour le laboratoire de biologie médicale de changer d’officine de référence d’une semaine sur l’autre. Toutefois, chaque établissement ne peut être rattaché qu’à une seule officine par semaine de commande. Pour changer d’officine de référence, il convient au laboratoire de demander à l’officine ayant réalisé la commande précédente qu’elle supprime l’établissement de sa liste sur l’outil de commande. Cette opération ne peut être effectuée que pendant les plages d’ouverture de l’outil.

Attention, la suppression du rattachement précédent doit être faite avant la demande de rattachement à la nouvelle officine : sinon l’outil de commande bloquera la manipulation.

Combien de flacons de vaccin est-il possible de commander pour la vaccination en tant que pharmacien ?

Le nombre de flacons de vaccins Moderna et/ou Pfizer-BioNTech maximal par professionnel de santé pouvant être commandé par les officines peut varier chaque semaine, selon le nombre de flacons livrés par chacun des laboratoires pharmaceutiques et le nombre de flacons commandés la semaine passée par les officines.

Chaque semaine dans les premiers stades de la campagne vaccinale, vous pourrez commander une quantité de flacons par effecteur et par type de vaccin selon les limites fixées par le ministère par le biais d’un DGS-Urgent. Depuis plusieurs semaines, les commandes sont déplafonnées.

Je n’ai pas pu commander sur l’outil de commande pendant la plage de saisie des commandes, comment faire ?

La saisie de commandes s’arrête impérativement à l’heure communiquée par DGS-Urgent (23h le mardi en général) et via le portail, afin de permettre de traiter les commandes, de les transmettre aux transporteurs et d’assurer la livraison la semaine suivante.

Aucune commande ne sera prise en compte en dehors des plages d’ouverture de l’outil de commande. Les grossistes-répartiteurs ne sont pas autorisés à livrer des flacons supplémentaires aux officines.

Les pharmaciens concernés sont invités à informer les professionnels de santé concernés pour lesquels ils souhaitaient commander les doses.

Vous pouvez commander dès le lundi suivant sur l’outil de commande pour une livraison la semaine suivante, selon les instructions données par les DGS-Urgent et affichées sur le portail de commande.

Comment savoir si ma commande a bien été prise en compte ?

Le pharmacien qui a saisi la commande reçoit un e-mail de confirmation (généralement envoyé le vendredi suivant la commande) indiquant notamment les volumes correspondant à la commande effectuée pour chaque catégorie de professionnels de santé effecteurs et par type de vaccin (Moderna et Pfizer-BioNTech) ainsi qu’une date plus précise de livraison. Le cas échéant, le pharmacien est chargé de prévenir les IDE et les laboratoires de biologie médicale pour lesquels il a commandé. Les médecins et les sages-femmes reçoivent aussi un mail de confirmation de la commande qui a été passée pour eux, par leur officine référente.

L’adresse email utilisée pour l’envoi de ces mails de confirmation est celle rentrée sur l’outil de commande par le pharmacien. Les professionnels de santé sont invités à contrôler que ces mails ne sont pas arrivés par erreur, dans le dossier « Spam » de leur boîte mail

Le professionnel de santé ou l’établissement que je souhaite rattacher à mon officine est déjà rattaché à une autre officine

Vous ne pourrez pas rattacher un professionnel de santé ou un établissement à votre officine tant qu’il est rattaché à une autre officine sur le portail.

Les pharmaciens concernés sont chargés d’en informer le professionnel de santé ou l’établissement en question, afin qu’il contacte l’officine à laquelle il est apparié et lui demande de retirer le rattachement sur le portail. Il pourra ensuite procéder au rattachement avec une autre officine.

À tout moment, vous avez la possibilité de modifier les rattachements officine-professionnels de santé ou établissements. Un médecin, un chirurgien-dentiste ou une sage-femme et un laboratoire de biologie médicale ne peut être rattaché qu’à une seule officine. Les commandes de vaccins contre le Covid-19 doivent être passées auprès d’une même officine unique de rattachement.

Le professionnel de santé que je souhaite rattacher à mon officine est introuvable/absent de la recherche sur l’outil de commande.

Si une officine ne parvient pas à trouver un professionnel de santé (médecin, chirurgien-dentiste ou sage-femme) sur le portail, le professionnel en question se trouve donc dans l’une des situations suivantes :
- il n’est pas dans la cible des professionnels de santé pouvant vacciner ;
- il a été récemment ajouté à l’annuaire RPPS national ou FINESS de l’Agence du numérique en santé.

Le portail étant mis à jour chaque semaine, l’officine doit réessayer d’opérer le rattachement lors des sessions de commande ultérieures. Sa commande ne pourra pas être saisie dans le cadre de la session de commande en cours.

L’officine doit en informer le professionnel de santé concerné.
Seules les commandes passées via l’outil de commande seront prises en compte, aucune commande par mail ne sera considérée.

Un professionnel de santé rattaché à mon officine souhaite annuler sa commande après la fermeture de la saisie des commandes sur l’outil, que faire ?

Les commandes sont figées à la fermeture l’outil de commande le mardi à l’heure communiquée par le DGS-Urgent et sur la page de consultation de la commande de l’outil. Les commandes validées ne peuvent plus être annulées, et seront livrées à l’officine comme indiqué dans le mail de confirmation de commande.

Lors de la livraison, l’officine doit accepter et garder le colis, et permettre au transporteur de poursuivre sa tournée.
- L’officine propose tout d’abord les flacons aux effecteurs pour lesquels elle est pharmacie référente. Elle peut les leur garder pour un usage à venir, dans les meilleurs délais.
- L’officine peut également utiliser les flacons pour ses propres rendez-vous de vaccination si elle est pharmacie vaccinatrice, ou les fournir à une pharmacie vaccinatrice voisine.
- Si l’officine ne trouve aucun repreneur, elle contacte son Agence Régionale de Santé qui proposera une solution pour utiliser ces flacons.

Quand ont lieu les prochaines commandes et livraison de flacons de vaccins aux officines ?

Les conditions d’ouverture de la session de commandes sont précisées par le biais d’un DGS-Urgent. Les informations sur le cycle de commande suivant sont mises à jour chaque semaine et s’affichent dans une fenêtre pop-up au moment de votre connexion à votre compte sur l’outil de commande et en cliquant sur « créer » une nouvelle commande.
Depuis plusieurs semaines les commandes sont déplafonnées.

Les officines peuvent commander des flacons de vaccin chaque début de semaine sur l’outil de commande pour une livraison la semaine suivante à l’officine, à partir du vendredi.

Comment connaître la date précise de livraison des flacons en officine ?

Les livraisons aux officines des commandes passées en semaine S ont habituellement lieu entre le vendredi de la semaine suivante (S+1) et le mardi de la semaine d’après (S+2). La date exacte est indiquée dans le mail de confirmation de commande envoyé aux officines, aux médecins, aux chirurgiens-dentistes et aux sages-femmes la semaine de la commande.

Sous quel conditionnement vais-je recevoir les vaccins en officine ? Quelle est la procédure à suivre lors de la réception des vaccins ?

Toutes les informations sur le conditionnement et la procédure de réception à suivre pour chacun des vaccins sont précisés :

Comment les pharmaciens d’officines doivent tracer la délivrance des flacons de vaccins aux professionnels de santé ?

Les pharmaciens d’officine assurent la délivrance aux professionnels de santé des doses prévues, et rappellent les conditions de transport et de conservation, mentionnées dans le RCP. La traçabilité de cette délivrance par le pharmacien d’officine s’effectue indirectement par les professionnels de santé au moment de l’administration d’une dose de vaccin aux patients, pour les vaccins Moderna, Pfizer-BioNTech et Novavax via le site : vaccination-covid.ameli.fr (Guide d’utilisation disponible ici), où chaque injection d’un patient est enregistrée en indiquant notamment le nom et le numéro de lot du vaccin administré.

Que faire si je reçois davantage de produits que prévu dans la commande ?

Le transporteur du grossiste vérifie que les quantités livrées correspondent bien aux quantités de l’ordre de transport/ du bon de livraison :
- Si ce n’est pas le cas, le grossiste récupère les flacons en surplus.
- Si les quantités correspondent à l’ordre de transport : l’officine doit tout de même accepter et garder le colis et permettre au transporteur de poursuivre sa tournée.

Dans ce cas, l’officine doit suivre les étapes suivantes :
- Elle propose tout d’abord les flacons aux professionnels de santé pour lesquels elle est pharmacie référente. Elle peut les leur garder pour un usage à venir, dans les meilleurs délais.
- L’officine peut également utiliser les flacons pour ses propres rendez-vous de vaccination si elle est pharmacie vaccinatrice, ou les fournir à une pharmacie vaccinatrice voisine.
- Si l’officine ne trouve aucun repreneur, elle contacte son Agence régionale de Santé qui proposera une solution pour utiliser ces flacons.

Que faire si je reçois moins de produits que prévu dans la commande ?

Le transporteur du grossiste vérifie que les quantités livrées correspondent bien aux quantités de l’ordre de transport/ du bon de livraison :

- Si ce n’est pas le cas, le grossiste doit planifier la livraison des flacons manquants dès que possible.
- Si les quantités correspondent à l’ordre de transport : cela signifie que la commande des flacons manquants n’a pas été finalisée et validée sur le portail. Dans ce cas :

  • L’officine informe les professionnels de santé concernés par cette commande, qui doivent réorganiser leurs RDV de vaccination en conséquence.
  • L’officine s’assure de commander les flacons manquants la semaine suivante sur l’outil de commande.

Aucune commande urgente ne sera prise en compte en dehors des plages d’ouverture de l’outil de commande. Les grossistes-répartiteurs ne sont pas autorisé à livrer des flacons supplémentaires aux officines.

Il n’y a pas de notices papier fournies avec les flacons de vaccins livrés, est-ce normal ?

À la suite des recommandations de l’Agence nationale de sécurité du médicament et des produits de santé, les notices et notes d’information papier ne sont plus distribuées aux pharmacies d’officines pour aucun vaccin Covid-19 depuis le 19 avril 2021. Les pharmaciens, professionnels de santé effecteurs et patients peuvent accéder aux notices dématérialisées en français pour chacun des vaccins, disponibles dans la rubrique « Autres ressources disponibles » plus bas dans cette Foire aux Questions.

Comment bénéficier de matériel d’injection ?

Le matériel d’injection pour le vaccin Moderna est fourni dans un même colis sans distinction particulière.

Pour la vaccination avec le vaccin Pfizer-BioNTech, les kits d’administration dédiés doivent être utilisés. Ces dispositifs médicaux, qui vous seront livrés lors de la livraison des vaccins, sont uniquement destinés à la vaccination avec le vaccin Pfizer-BioNTech, ainsi que pour une partie d’entre eux à la vaccination avec le vaccin Novavax.

Le matériel d’injection livré est uniquement destiné à l’usage de la vaccination Moderna, Novavax et Pfizer-BioNTech en médecine de ville. Les livraisons de ce matériel parviennent aux officines en même temps que les livraisons en flacons de vaccin.

Le réapprovisionnement des officines en matériel d’injection est calculé en prenant en compte les envois précédents de matériel d’injection et de flacons de vaccins, de façon à assurer à chaque officine un stock de sécurité de 50 unités de matériel d’injection en plus de son besoin réel. Le nombre d’unités de matériel d’injection pris en compte pour le calcul est de 12 unités de matériel d’injection par flacon de Moderna remis et de 7 par flacon Pfizer-BioNTech remis.

Cette sécurité permet de pouvoir répondre aux aléas éventuels.

Lors de la remise des flacons de vaccin au professionnel de santé effecteur, le pharmacien doit délivrer les volumes de matériel d’injection correspondant au nombre d’injections à réaliser selon l’usage du professionnel de santé (et non la boite entière).

Les officines, professionnels de santé effecteurs et patients peuvent désormais accéder aux notices dématérialisées en français pour chaque vaccin via les liens directs suivants :

Pour toute question relative à l’organisation de la vaccination et des commandes de vaccin, les officines et les professionnels de santé libéraux sont invités à consulter les Portfolios de fiches techniques pour les professionnels de santé, disponibles sur le site du ministère chargé de la Santé.

Pour toute question sur le calendrier des commandes, les officines sont invitées à consulter les dernières communications officielles via les DGS-Urgents.

Vous pouvez déclarer tout effet indésirable suspecté via le système national de déclaration sur le Portail de signalement : www.signalement-sante.gouv.fr ou contacter votre Centre Régional de Pharmacovigilance.